Rabu, 06 Oktober 2010

PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH DI KABUPATEN KARIMUN


ABSTRACT
Karimun District is lied in Kepulauan Riau Province. This Province has not only a very strategic geographic site, but also it is directly limited to Malaysia and Singapore. With continuously developing area potential, one aspect requiring attention is government’s ability to adapt to Local Library and File in Karimun District. One strategy used in, it is to develop library optimally, and provide facilities to support it.

Objective of study was to understand Development of Local Library and File in Karimun District. This study use descriptive-qualitative.

Results of study indicated that internal environment affecting the development of Local Library and File in Karimun District were: (a) quality of human resources, (b) quality of service, (c) instruments and infrastructures, (d) budget for library office and (e) site of library office. Whereas, external environment factors were: (a) absence of technology, (b) geographic condition of Local Library and File in Karimun District, (c) support of other institutions.


Keywords:  Growth, Library And Archives Area, in Karimun District.















A.  PENDAHULUAN
Perpustakaan merupakan salah satu pelestari bahan pustaka sebagai hasil budaya bangsa. Salah satu  fungsi perpustakaan adalah sebagai  sumber informasi ilmu pengetahuan, teknologi dan kebudayaan. Artinya budaya bangsa yang merupakan hasil cipta, karya dan karsa manusia itu akan disimpan, dilestarikan dan dipergunakan di perpustakaan. Proses ini akan terus berputar ke depan, tumbuh dan bergerak ke arah kemajuan.
Untuk lebih meningkatkan daya guna dan hasil guna perpustakaan yang menjangkau seluruh lapisan masyarakat, dipandang perlu untuk menetapkan suatu lembaga yang menangani Perpustakaan Umum. Di Kabupaten Karimun terdapat Perpustakaan  Dan Arsip Daerah yang merupakan Perpustakaan Umum yang terbentuk berdasarkan  Peraturan Daerah (Perda) Kabupaten Karimun, Nomor 16  Tahun 2007, tanggal 31 Juli 2007, tentang Pembentukan dan Organisasi Kantor Perpustakaan Umum Kabupaten Karimun.
Dalam peraturan tersebut, Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun adalah unsur pendukung tugas Bupati di bidang Perpustakaan dan Arsip, yang dipimpin oleh seorang Kepala yang berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab kepada Bupati melalui Sekretariat Daerah. Untuk menindak lanjuti Peraturan Daerah tersebut, perlu ditetapkan Keputusan Bupati Karimun Nomor 12  Tahun 2007  tangal 30 April 2007 tentang Penjabaran Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Perpustakaan Umum Kabupaten Karimun serta landasan pelaksanaannya berdasarkan  Keputusan Bupati Karimun  Nomor  17 Tahun  2008 tentang Uraian Tugas pada Unit Kerja di Lingkungan Kantor Perpustakaan Umum Kabupaten Karimun.
Berdasarkan  landasan yuridis tersebut, Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun mempunyai tugas melayani masyarakat umum di bidang perpustakaan dan informasi, serta memasyarakatkan perpustakaan. Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun mempunyai fungsi antara lain:
1.      Pelaksanaan penyusunan rencana dan program kebijaksanaan teknis di bidang
perpustakaan;
2.      Pengadaan, pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan, peralatan dan penyajian buku perpustakaan.
Dalam menjalankan peranan dan fungsinya, diperlukan pedoman berupa visi dan misi. Dalam visinya ditegaskan bahwa Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun  ”Terwujudnya masyarakat yang gemar membaca agar terbebas dari kebodohan, keterbelakangan, ketertinggalan arus informasi dan ilmu pengetahuan dalam pelaksanaan otonomi daerah memasuki era globalisasi dan era informasi.” Sedangkan misinya pertama,  Mencerdaskan kehidupan bangsa pada umumnya dan masyarakat Kabupaten Karimun pada khususnya, kedua, Melembagakan sikap masyarakat Kabupaten Karimun untuk gemar membaca.
Mengingat letak geografis Kabupaten Karimun yang strategis (antara Laut Cina Selatan, Selat Malaka dengan Selat Karimata) serta didukung potensi alam yang sangat potensial, Kabupaten Karimun yang juga berada di Propinsi Kepulauan Riau dimungkinkan untuk menjadi salah satu pusat pertumbuhan ekonomi bagi Republik Indonesia di masa depan. Untuk menjamin dan mendukung kelancaran visi dan misi tersebut, maka salah satu strategi yang akan dilakukan dalam hal ini adalah mengembangkan perpustakaan secara optimal, serta menyediakan fasilitas untuk menunjang hal tersebut. Dengan demikian sudah sepantaskan Pemerintah Daerah Kabupaten Karimun ikut bertanggung jawab terhadap pengembangan perpustakaan daerah di wilayahnya. Sebagai wujud nyata sudah selayaknya Pemerintah Kabupaten Karimun membangun Perpustakaan Daerah beserta fasilitas penunjangnya. Gedung atau ruangan perpustakaan adalah bangunan yang sepenuhnya diperuntukkan bagi seluruh aktivitas sebuah  perpustakaan, SDM yang profesional disiapkan untuk menjalankan program yang harus dijalankan, sarana prasarana serta dukungan dana yang memadai.
Sejauh ini Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun  mempunyai koleksi pustaka sebanyak 18.364 judul, yang terdiri dari karya fiksi dan non fiksi, referensi, buku perguruan tinggi yang belum dioptimalkan. Jumlah koleksi ini menunjukkan angka yang sangat minim.  Fasilitas lain yang tersedia di perpustakaan juga dapat disebut kurang. Fasilitas database, katalog masih menggunakan manual, sedangkan fasilitas komputer hanya tersedia 8 buah, yang belum dimanfaatkan secara optimal
Meskipun perpustakaan telah melaksanakan pelayanan buka setiap hari, akan tetapi pengunjung yang datang masih minim. Setiap hari tercatat hanya berkisar 20-25 orang saja. Dengan adanya pengunjung yang minim ini, Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun tergolong perpustakaan sepi pengunjung. Menurut informasi para pengunjung perpustakaan, diketahui bahwa mereka yang datang tidak menemukan koleksi yang dicarinya dan mengeluh ruangan yang sempit serta tidak nyaman.  Karena tidak menemukan koleksi yang dicarinya, maka kemudian dia tidak datang lagi untuk berkunjung di perpustakaan tersebut.

Masalah-masalah di atas dapat menggambarkan tentang kondisi Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun yang masih sangat memprihatinkan. Hal ini mungkin disebabkan karena kurangnya perhatian dari Pemerintah Daerah (Pemda) Kabupaten Karimun. Minimnya anggaran yang diberikan untuk opersional perpustakaan, membuat perpustakaan daerah sulit berkembang.  Dalam hal ini dapat dikatakan bahwa kebijakan Pemda yang dikeluarkan belum berpihak pada pengembangan perpustakaan daerah. Belum maksimalnya sumber daya manusia, sarana prasarana, gedung serta anggaran yang terbatas, maka Perpustakaan Dan Arsip Daerah di Kabupaten Karimun belum memadai dan pelayanan terhadap penguna perpustakaan tidak optimal. Bertitik tolak dari latar belakang permasalahan tersebut, penulis ingin meneliti tentang “Perpustakaan Dan Arsip Daerah di Kabupaten Karimun.”

B.    METODE PENELITIAN            
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian diskriptif kualitatif. 
Untuk mendapatkan data-data yang mendukung penelitian ini, peneliti melakukan dengan cara :
1.      Pengamatan
Peneliti turun ke lapangan mengamati langsung terhadap kegiatan Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun dan mencatat hasil pengamatan, serta secara langsung terhadap kegiatan-kegiatan di perpustakaan tersebut. 


2.      Wawancara/interview
Untuk mengetahui Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun, maka dilakukan wawancara untuk memperoleh keterangan di lapangan dengan cara tanya jawab dan bertatap muka dengan informan. Wawancara dilakukan dengan menggunakan panduan wawancara yang berisi  butir-butir pertanyaan yang diajukan kepada informan, yang merupakan instrument bagi peneliti untuk memudahkan dalam melakukan wawancara.  Informan yang diwawancarai berjumlah 7 (tujuh) meliputi Kepala Kantor, Staf, pustakawan, serta pengguna Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun.

3.      Studi Dukumentasi
Studi dukumentasi mendukung data yang diperoleh di lapangan. Dokumentasi ini diambil dari data yang sudah tercatat baik berupa data deskriptif ataupun statistik yang berkaitan dengan penelitian. Data-data tersebut  berdasarkan buku-buku yang berkaitan dengan masalah yang dibahas dan literatur-literatur, Peraturan Daerah, Tupoksi sebagai landasan dasar hukumnya.

C.       PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN
a.      Arti  Penting dan Tugas Perpustakaan
Menurut Undang-undang No. 43 tahun 2007 tentang perpustakaan, mengandung pengertian bahwa perpustakaan adalah instansi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak dan atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, informasi dan rekreasi para pemustaka.
Sedangkan SK Menpan No. 132 tahun 2002 memberikan batasan tentang unit perpustakaan dokumentasi dan informasi yaitu unit kerja yang memiliki SDM, ruangan khusus dan koleksi bahan pustaka sekurang-kurangnya terdiri dari 1.000 judul dari berbagai disiplin ilmu yang sesuai dengan jenis perpustakaan yang bersangkutan dan dikelola menurut sistem tertentu.
Dengan demikian dapat dipahami bahwa perpustakaan merupakan suatu unit kerja yang menempati suatu tempat khusus yang didalamnya terdapat hasil karya yang dikelola dengan menerapkan kaidah kerja yang baku. Perpustakaan umum amat penting bagi kehidupan kultural dan kecerdasan bangsa karena perpustakaan umum merupakan satu-satunya pranata kepustakawanan yang dapat diraih umum. Demikian pentingnya perpustakaan umum untuk kecerdasan bangsa, sehingga PBB yang bergerak dalam bidang perpustakaan yaitu United Nations Educational, Scientific dan Cultural Organization (UNISCO)  mengeluarkan manifesto perpustakaan umum.
Sutarno (2003:55-56) mengatakan bahwa peranan sebuah perpustakaan adalah bagian dari tugas pokok yang harus dijalankan di dalam perpustakaan. Oleh karena itu peranan yang harus dijalankan ikut menentukan dan mempengaruhi tercapainya misi dan tujuan perpustakaan. Adapun peranan yang dijalankan perpustakaan adalah:
    • Perpustakaan merupakan media atau jembatan yang menghubungkan atara sumber informasi dan ilmu pengetahuan;
    • perpustakaan mempunyai peranan sebagai sarana untuk menjalin dan mengembangkan komunikasi antara sesama pemakai;
    • perpustakaan dapat berperan sebagai lembaga untuk mengembangkan minat baca, kegemaran membaca, kebiasaan membaca, dan budaya baca melalui

penyediaan sebagai bahan bacaan yang sesuai dengan keinginan dan kebutuhan masyarakat;
    • Perpustakaan dapat berperan aktif sebagai fasilitator, mediator, dan motivator bagi mereka yang ingin mencari, memanfaatkan dan mengembangkan ilmu pengetahuan dan pengalamannya;
    • perpustakaan merupakan agen perubahan, agen pembangunan dan kebudayaan umat manusia;
    • Perpustakaan berperan sebagai lembaga pendidikan nonformal bagi anggota masyarakat dan pengunjung perpustakaan;
    • Perpustakaan berperan sebagai pembimbing dan memberikan konsultasi kepada pemakai atau melakukan pendidikan pemakai (user education);
    • Perpustakaan berperan dalam menghimpun dan melestarikan koleksi bahan pustaka agar tetap dalam keadaan baik semua hasil karya umat manusia yang tak ternilai harganya;
    • Perpustakaan berperan sebagai ukuran (barometer) atas kemajuan masyarakat dilihat dari intensitas kunjungan dan pemakaian perpustakaan;
    • Secara tidak langsung, perpustakaan yang berfungsi dan dimanfaatkan dengan baik, dapat ikut berperan dalam mengurangi dan mencegah kenakalan remaja seperti tawuran, penyalah gunaan obat-obatan terrlarang, dan tindak indisipliner. Perpustakaan dengan bahan bacaan yang berisi pendidikan, informasi, dan rekreasi yang sehat dan positif, serta dipahami dan dijiwai oleh para pembacanya (para remaja).



b.      Tipe Perpustakaan Umum
Ketentuan tipe perpustakaan umum menurut pedoman penyelenggaraan perpustakaan dari Perpustakaan Nasional RI adalah merujuk pada SK Menpan No. 132 tahun 2002 dan ketentuan dari Public Library Manisfesto, yang dikeluarkan PBB tahun 1962 dan direvisi pada tahun 1994. SK Menpan menyatakan bahwa sebuah unit dapat disebut perpustakaan bila memiliki koleksi sedikit-dikitnya 1.000 buku. Ketentuan tersebut  tidak menyebutkan judul atau koleksi. Sedangkan ketentuan Public Library Manisfesto adalah anjuran agar setiap 50.000 jiwa dilayani perpustakaan umum.

D.    Manajemen Strategis
a.      Difinisi Manajemen Strategis
Banyak definisi yang diberikan oleh pakar terhadap manajemen strategi.namun sebelummnya perlu diketahui terlebih dahulu tentang defenisi strategi itu sendiri.seperti ditawarkan Hax dan Majluf (1991) dalam Salusu (2000:100), rumusan tentang strategi sebagai berikut:
a.       Sebagai pola keputusan konsisten,menyatu dan integral;
b.      Menentukan dan menampilkan tujuan organisasi dalam artian sasaran jangka panjang, program bertindak dan priotitas alokasi sumber daya;
c.       Menyeleksi bidang yang digeluti atau akan digeluti organisasi;
d.      Mencoba mendapatkan keuntungan yang mampu bertahan lama, dengan memberikan respon yang tepat terhadap peluang dan ancaman dari lingkungan ekternal organisasi,dan kekuatan serta kelemahannya;
e.       Melibatkan semua tingkat hinarki dari organisasi  Salusu, (2000:100-101)

Adapun Mc Nichols (1997) mendefenisikan strategi seperti dikutip Salusu (2000:92-93) sebagai berikut:
“Strategy is the science and art of employing armed strength of a belligerent to secure the objeck of war. More restriced, the science and art of a wilitary command exercised to meet the enemy under advantageous conditions.”


Dengan kata lain strategi adalah suatu seni mengunakan kecakapan dan sumber daya suatu organisasi untuk mencapai sasarannya melalui hubungan yang efektif dengan lingkungan dalam kondisi yang paling menguntungkan.
Defenisi lain yang hampir mirip dengan defenisi diatas, dikemukakan oleh Lester A.Digman (1986) dalam Suharyanto (2005:28) sebagai berikut:
“Strategik management adalah suatu prosuses berkelanjutan yang meliputi usaha-usaha untuk memadukan organisasi dengan perubahan lingkungan dengan cara yang paling munkin menguntungkan. Lebih jelasnya Management Strategik meliputi usaha itu sendiri dengan lingkungan externalnya”

“Management Strategi adalah suatu seni (keterampilan), teknik dan ilmu merumuskan, mengimplementasikan dan mengevaluasi serta mengawasi berbagai keputusan fungsional organisasi (bisnis dan non bisnis), yang selalu dipengaruhi oleh lingkungan internal dan ekternal yang senantiasa berubah sehingga memberikan kemampuan kepada organisasi untuk mencapai tujuan sesuai dengan yang diharapkan.”


Jadi, menyimpulkan dari definisi diatas, manajemen strategi adalah suatu proses berkelanjutan yang meliputi usaha untuk memadukan organisasi dengan lingkungan internal dan eksternal untuk mencapai tujuan yang diharapkan.
b.      Proses Perumusan Strategis
Ada delapan langkah proses perumusan strategis Bryson (2005:55), yaitu:
a.       Memprakasai dan menyepakati suatu prosas perencanaan strategis;
b.      Mengidentifikasi mandat organisasi;
c.       Memperjelas misi dan nilai organisasi;
d.      Menilai lingkungan internal: kekuatan dan kelemahan;
e.       Menilai lingkungan eksternal: peluang dan ancaman;
f.       Mengidentifikasi isu-isu strategis;
g.      Merumuskan strategis untuk;
h.      Merumuskan strategis untuk mengelola isu;

Penjabaran dari kelima langkah tersebut adalah sebagai berikut:
a.       Mengidentifikasi  mandat dari misi organisasi
b.      Mengidentifikasi lingkungan  internal: kekuatan dan kelemahan
c.       Mengidentifikasi lingkungan eksternal: peluang dan ancaman
d.      Mengidentifikasi isu strategis
e.       Merumuskan strategis untuk mengelola isu

E.        Lingkungan Strategis
a.      Lingkungan Internal
Analisis faktor lingkungan internal sangat berguna untuk mengetahui kekuatan-kekuatan dan kelemahan-kelemahan lingkungan internal. Secara umum meliputi tiga katagori yaitu: Pertama, input (resources) yang mencangkup sumber daya yang dimiliki organisasi: seperti sumber daya manusia, kemampuan ekonomi, informasi dan kompetensi. Kedua, proses kerja yang mencangkup keseluruhan (overall) proses fungsional atau departemen.dan ketiga, adalah kinerja (perfomance) yang menunjukan pada hasil yang dicapai selama ini.
Kualitas kerja dari organisasi biasannya sangat ditentukan oleh: Kualitas sumber daya manusia, Kualitas layanan, Ketersediaan sarana prasarana, Ketersediaan anggaran, Kesetrategisan Letak Kantor Perpustakaan. Berkaitan dengan Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun, maka hal-hal yang memiliki implikasi langsung terhadap pelaksanaan kegiatan perpustakaan dan merupakan komponen lingkungan internal untuk Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun adalah:  Sumber daya manusia,  Kualitas pelayanan, Sarana prasarana, Angaran untuk kantor perpustakaan,  Letak kantor perpustakaan.
Sedangkan lingkungan ekternal menawarkan peluang sekaligus juga tantangan, Peluang adalah situasi penting yang menguntungkan dalam lingkungan perusahaan. Kecenderungan-kecenderungan penting merupakan salah satu sumber peluang. Yang termasuk komponen lingkungan eksternal adalah komponen ekonomi, sosial, politik, hukum, teknologi, pelangan, kompetisi, tenaga kerja, penyalur, dan komponen internasional.
Dari uraian tentang lingkungan ekternal diatas, maka dalam kaitannya dengan Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun dapat disebutkan bahwa komponen lingkungan ekstenal untuk Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun adalah: Ketersedian teknologi, Kondisi geografis Kabupaten Karimun.
Manfaat yang diharapkan dari analisis lingkungan, baik internal maupun eksternal antara lain, menghasilkan informasi yang sangat penting bagi kelangsungan dan kemakmuran organisasi, yakni informasi mengenai kekuatan dan kelemahan terkait dengan peluang dan ancaman yang dihadapi. Dengan demikian organisasi dapat terhindar menjadi korban lingkungan. Bahkan organisasi dapat mempersiapkan diriuntuk menghadapi masa depan.



b.      Lingkungan Eksternal
Menurut Wheelen dan Hunger dalam Salusu (2000), lingkungan eksternal memiliki variabel-variabel yang bisa ditemukan dalam task environment atau dalam societal environment. Task environment adalah elemen-elemen atau kelompok-kelompok yang secara langsung dapat berinteraksi dan saling mempengaruhi dengan kegiatan organisasi; meliputi klien,konsumen,pemerintah,kelompok-kelompok kepentingan,para pesaing dan masyarakat. Sedangkan societal environment adalah elemen atau kelompok atau kekuatan yang sifatnya lebih umum,dan yang tidak secara langsung dapat mempengaruhi kegiatan organisasi dalam jangka pendek, namun dapat dan bahkan sering kali berpengaruh dalam jangka panjang,yang terdiri dari beberapa elemen sosiokultural, ekonomi, teknologi, hukum dan politik serta elemen ekologi.
Sehubungan dengan pemahaman diatas, maka lingkungan eksternal Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun dalam pengembangan budaya baca adalah sebagai berikut :
v  Maka indikator persepsi masyarakat yang digunakan adalah :
1.      Tingkat pemahaman masyarakat tentang perpustakaan;
2.      Tingkat kepedulian masyarakat terhadap perpustakaan.

Teknologi merupakan elemen lingkungan yang paling berpengaruh terhadap ketidak seimbangan organisasi Salusu (2000:330). Unsur teknologi andalah unsur yang paling dinamis, sehingga para pengambil keputusan harus terus-menerus memantau perkembangannya serta dampak yang menguntungkan dan merugikan.
Untuk itu, lingkungan ekternal perpustakaan dalam aspek teknologi mengunakan variabel ketersediaan teknologi. Indikator yang digunakan adalah:
1.      Kemampuan organisasi memanfaatkan teknologi;
2.      Kemampuan organisasi menyediakan sarana teknologi sesuai kebutuhan organisasi;
3.      Kemampuan organisasi mempersiapkan SDM sesuai perkembangan teknologi.
Kondisi ekologi mengambarkan karakteristik dari lingkungan fisik, antara lain iklim, geografis, polusi, sumber alam, serta masalah kepadatan penduduk. Pengaruh kondisi ekologi terhadap organisasi sangat besar, terutama misalnya terhadap organisasi pemerintahan, yang dibuktikan dengan berdirinya banyak badan serta pejabat-pejabat pemerintah untuk menanganinya. (Salusu; 2000, 333). Indikator keterjangkauan perpustakaan dari kecamatan adalah: Jarak tempat tinggal dengan layanan perpustakaan, Kemudahan akses tranfortasi menuju layanan perpustakaan.

F.       Diskripsi Kantor Perpustakaan Dan Arsip Di Kabupaten Karimun
1.      Profil Kelembagaan
Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun berdiri sejak tahun 2003, tepatnya  pada saat  hari ulang tahun Kabupaten Karimun yang ke III. Pada saat itu Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun masih dibawahi  oleh Kasubbag Informasi dan Perpustakaan yakni Muhammad Syukur, yang ditunjuk sebagai pimpinan di Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun,  yang kemudian Muhammad Syukur sebagai Kepala Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun  digantikan oleh  Soewarti, kemudian diteruskan Darmalinda, serta Zaini, dan saat ini dikepalai oleh Indra Gunawan. Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun merupakan unsur pelaksana Pemerintah Daerah di bidang pelayanan dan pemasyarakatan yang dipimpin oleh seorang Kepala Kantor yang berada dibawah dan yang bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah.
Kantor Perpustakaan Kabupaten Karimun adalah unsur penunjang pemerintahh Daerah di bidang Pengelolaan Perpustakaan yang di pimpin oleh seorang kepala kantor yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Daerah melalui Sekretaris Daerah. Dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Karimun 12 Tahun 2007 tentang Pembentukan Organisasi. Kantor perpustakaan Umum mempunyai tugas membantu Kepala daerah dalam Penyelengaraan Pemerintah dibidang Perpustakaan untuk menyelengarakan tugas dimaksud Kantor Perpustakaan Daerah Kabupaten Karimun mempunyai fungsi:
a.       Pelaksanaan Akuisisi dan Pengelolaan, dalam arti pengadaan, pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, perawatan dan penyajian bahan pustaka, karya cetak serta rekam;
b.      Pelayanan kepada masyarakat;
c.       Pembinaan dan pemasyarakatan kepustakaan;
d.      Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tugas.
Dalam rangka pengembangan tugas dan fungsinya, maka Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun menyusun rencana Strategik dalam Renstra tersebut dijabarkan visi, misi dan kebijakan Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun, akan diarahkan dan apa yang akan dicapai. Visi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun: “terwujudnya Perpustakaan sebagai layanan Informasi, Pendidikan, penelitian dan rekreasi untuk menunjang pengembangan minat dan budaya membaca dalam upaya penguasaan ilmu pengetahuan dan teknologi ( IPTEK ).” 
Organisasi dapat terlaksana dan berhasil dengan baik sesuai dengan visi yang telah ditetapkan dengan misi diharapkan seluruh aparat dan masyarakat yang berkepentingan dapat mengenal Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun dan mengetahui peran dan tujuannya, serta hasil yang akan di peroleh dimasa yang akan datang. Misi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun adalah :
a.       Menyediakan, mengolah dan memelihara koleksi dan jenis layanan bahan pustaka (tercetak dan terekam) serta sumber-sumber informasi lainnya;
b.      Menyediakan dan mengembangkan bentuk dan jenis layanan perpustakaan;
c.       Mengusahakan sistem layanan yang tepat dan akurat melalui pemanfaatan teknologi informasi;
d.      Menyediakan sarana dan prasarana yang dapat menunjang pengembangan, pembinaan dan pendayagunaan Perpustakaan;
e.       Menyelengarakan urusan kerumahtanggaan instansi secara profesional dan akuntable;
f.       Meningkatkan pemasyarakatan perpustakaan, minat baca dan budaya baca.
Visi dan Misi yang ditetapkan oleh Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun, tentu memerlukan tindak lanjut dalam pencapaiannya, hal tersebut dari tahun ke tahun senantiasa diusahakan melalui penetapan program dan kegiatan program jangka menengah maupun program jangka panjang (program tahunan).
Sedangkan Kebijakan Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun adalah:
a.       Menetapkan pencapaian target penyediaan bahan pustaka sampai dengan kurun waktu lima tahun meliputi bahan pustaka tercetak/buku dan bahan pustaka karya rekam beserta sarana dan prasarana lainnya;
b.      Menetapkan kebijakan pengembangan minat dan budaya baca secara terintegrasi di tingkat Kabupaten;
c.       Meningkatkan jenis dan jangkauan layanan perpustakaan bagi masyarakat;
d.      Menetapkan kebijakaan pengelolaan administrasi kantor secara profesional;
e.       Menetapkan kebijakan pemanfaatan teknologi informasi dalam mendukung manajemen perpustakaan.

2.      Tugas Pokok dan Fungsi
Berdasarkan Surat Keputusan Nomor 12 Tahun 2007 tanggal 30 April 2007 Bupati Karimun  tentang Penjabaran Tugas Pokok dan Fungsi Perpustakaan Umum Kabupaten Karimun terdiri dari Sub Bagian Tata Usaha, Seksi Perpustakaan, Seksi Pelayanan Perpustakaan dan Seksi Arsip. Sedang tugas Perpustakaan Dan Arsip daerah Kabupaten Karimun adalah melayani masyarakat umum di bidang perpustakaan dan informasi serta memasyarakatkan perpustakaan.
Sedangkan fungsi Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun, antara lain adalah:
1.      Pelaksanaan penyusunan rencana dan program kebijaksanaan teknis di bidang perpustakaan;
2.      Pengadaan, pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan, peralatan dan penyajian buku perpustakaan.

Berdasarkan Surat Keputusan Nomor 12 Tahun 2007    tentang Penjabaran Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah terdiri dari:
a.       Kepala;
b.      Sub Bagian Tata Usaha
c.       Seksi Perpustakaan
d.      Seksi Pelayanan Perpustakaan dan arsip;
e.       Seksi Arsip.
Seksi Arsip mempunyai tugas antara lain:
1.      Melaksanakan urusan Pengelolaan dan perawatan arsip;
2.      Melakukan kegiatan kearsipan, kegiatan pembinaan dan pengawasan kearsipan serta kegiatan pengembangan SDM;
3.      Melakukan pembinaan dan monitoring terhadap unit kearsipan yang ada di lingkungan kabupaten Karimun.
Dengan adanya Tugas Pokok Fungsi, maka Struktur Organisasi  Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun ditetapkan dengan Peraturan Daerah Nomor: 05 Tahun 2006,  Susunan Kepegawaian, Sarana Prasarana dan Anggaran, Susunan Kepegawaian. Dalam menjalankan tugas Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun jumlah pegawai saat ini sebanyak 35  orang.

3.      Sarana Prasarana
Kondisi fisik gedung  dan fasilitas yang ada di Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun yaitu:
1.
2.
3.
4.
5.
Status Tanah
Luas Tanah
Status Bangunan
Luas Bangunan
Nomor SK. Kepala Kantor
:
:
:
:
:
Milik Pemerintah Daerah
Lebar 20,00 m / Panjang 30,00 m
Milik Pemerintah Daerah
Lebar 17,50 m / Panjang 20,00 m
KPTS.S2/VI/2007. Tanggal 23 Juni 2007
Untuk memenuhi kebutuhan pengelolaan bahan pustaka, maka dibutuhkan tata ruang  sebagai fasilitas pendukung sarana dan  prasarana.

4.      Alokasi Anggaran dari APBD
Dalam setiap organisasi untuk menjalankan tugasnya diperlukan adanya dana.  Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun merupakan organisasi nirlaba atau organisasi yang tidak mencari keuntungan. Walaupun Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun merupakan organisasi nirlaba namun untuk melaksanakan kegiatannya tetap memerlukan dana.
Dokumen Pelaksanaan Anggaran  yang ada di  Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun, berdasar laporan tahunan 2009 sebesar Rp. 610.100.000,00. berubah dan mengalami perubahan sesuai Dokumen Pelaksanaan Perubahan Anggaran sebesar Rp. 535.100.000,00.

G.    Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun Dan Pengelolaannya
Identifikasi faktor lingkungan strategis Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun, dilakukan dengan mencermati lingkungan internal dan lingkungan eksternal yang meliputi kekuatan, kelemahan, peluang dan tantangan.

1.      Analisis Lingkungan Internal
Berikut ini analisis faktor internal dari Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun, sebagai berikut:
Aspek kemampuan sumber daya manusia dalam suatu organisasi merupakan faktor kunci bagi kelangsungan aktivitas suatu organisasi, karena pada hakekatnya di dalam organisasi itu sendiri terjadi proses kerja sama antar manusia untuk mencapai tujuan organisasi. Indikator kualitas sumber daya manusia adalah:
1)      Tingkat pendidikan formal/informal;
2)      Bimtek atau diklat yang pernah diikuti;
3)      Pengalaman kerja dalam bidang perpustakaan.
Untuk melaksanakan pekerjaan agar berjalan efektif, maka dituntut  SDM yang memiliki latar belakang pendidikan perpustakaan. Latar belakang pendidikan ilmu perpustakaan minimal D3 dan tuntutan saat ini adalah S2 Ilmu perpustakaan. Dapat berbahasa Inggris serta paham terhadap teknologi informasi.”
Dengan kondisi SDM  yang profesional, maka pengetahuan dan ketrampilan yang memadai merupakan tuntutan untuk melaksanakan Tupoksi pada unitnya. Selain itu harus mempunyai kompetensi lain, yaitu kecerdasan intelektual, yang harus diimbangi dengan kesabaran (tidak emosional), bahkan juga kecerdasan spiritual. Hal ini penting antara IQ dan SQ merupakan pendukung dari kompetensi intelektual.
Dari data di Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun kualitas SDM cukup baik, yaitu didukung dengan adanya 7 orang sarjana. Kantor Perpustakaan  dan Arsip Daerah Kabupaten  Karimun merupakan kekuatan (strengths).  Namun jumlah SDM yang dimiliki terdiri dari PNS, CPNS, dan pegawai kontrak yang jumlahnya melebihi jumlah PNS, sehingga dapat dikatagorikan Kantor Perpustakaan  dan Arsip Daerah Kabupaten  Karimun kekurangan pegawai dan membutuhkan pegawai yang banyak. Setiap hari pegawai yang ditempatkan di bagian pelayanan berjumlah 6 orang PNS, 5 orang pegawai kontrak;  pelayanan mobil kelililing berjumlah 2 orang pegawai kontrak; Pengolahan ada  1 orang PNS, 4 orang pegawai kontrak; Tata Usaha  2 orang PNS, 2 orang pegawai kontrak; Keuangan ada 1 orang PNS, 3 orang pegawai kontrak; Arsip ada  1 orang PNS, 5 orang pegawai kontrak; dan 4 orang bertugas di unit kecamatan, dan kelurahan.
Kegiatan lain seperti pengolahan, penyiangan, pelestarian dan pembinaan dilakukan sambil pelayanan. Dimana petugas pelayanan sore, pagi harinya dapat melakukan tugas-tugas tersebut. Pelaksanaan tugas seperti tersebut dirasa sangat menguras tenaga, karena setiap harinya adad beberapa pegawai yang bekerja sehari penuh, meskipun dilakukan bergantian. Untuk itu sangat diperlukan tambahan jumlah pegawai.
Sedang kualitas pelayanan Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun dalam melakukan pelayanan merupakan hal yang tidak dapat dikesampingkan. Kantor Perpustakaan Umum Kabupaten Karimun memiliki karyawan yang reponsif terhadap kepuasan pengguna dan semangat yang tinggi dalam melakukan pelayanan. Hal ini terbukti dengan dilakukannya pelayanan di luar jam kerja. Yaitu: pelayanan sore hari. Semua itu dilakukan untuk memenuhi kebutuhan pengguna perpustakaan. Sehingga ketersediaan karyawan yang responsive ini dapat memberikan pelayanan yang baik bagi pengguna perpustakaan. Menurut penilaian pengunjung perpustakaan, kinerja karyawan dalam memberikan pelayanan kepada pengguna sangat baik. Pelayanan dari dimensi kehandalan sudah cukup baik berarti harapan mereka telah terpenuhi. Hasil ini menunjukkan bahwa pengguna merasa sangat puas terhadap pegawai yang memiliki kompetensi yang baik untuk melayani pengguna, sehingga menciptakan pelayanan yang memuaskan dan harapan mereka terpenuhi. Begitu pula dalam memberikan pelayanan terhadap pengguna atas informasi yang dibutuhkan pegawai dapat menunjukkan atau mengarahkan maupun memberikan alternatif kemungkinan keberadaan sumber informasi yang dibutuhkan tersebut dengan baik di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun.
  
Sedangkan koleksi yang ada Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun pada tahun 2004 sebanyak 7.481 eksemplar. Dan pada tahun 2005 koleksi bahan pustaka mencapai 7.529 eksemplar. Dengan demikian koleksi bahan pustaka di Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun mengalami kenaikan. Dan ditinjau dari pelaksanaan Pengelolaan Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun belum dipersiapkan gedung secara maksimal. Di mana sampai saat ini gedung yang tersedia, terutama tempat untuk penyimpanan, pengolahan dan pendayagunaan koleksi belum  memiliki ruang yang representatif.  Dengan luas tanah 600 m2  dan luas bangunan  340 m2 kurang memadai, sehingga diperlukan perluasan bangunan yang memadai. Dan telah direncanakan gedung tersebut akan di bangun, apabila realisasi pembangunan gedung tersebut telah terwujut, merupakan khabar yang menggembirakan bagi pengguna dan staf/pegawai dilingkungan Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun. Sebab dengan adanya gedung yang representatif tentu saja pelayanan perpustakaan tersebut, lebih menjamin kenyamanan pemakai perpustakaan.Namun dengan pembangunan gedung yang representatif tentu saja harus diimbangi dengan saranan prasarana, SDM yang profesional, dan dukungan dana yang memadai.
Selain belum tersedianya gedung yang memadai tempat penyimpanan koleksi, seperti rak-rak, lemari-lemari dan sarana pendukung lainnya belum mencukupi, sehingga tidak ada keseimbangan sarana dan prasarana yang disediakan untuk penyimpanannya. Namun Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun  telah berupaya untuk memenuhi kebutuhan tersebut dengan cara terus mengadakan sarana dan prasarana dan merencanakan pembangunan gedung yang representatif.
Sedangkan ditinjau dari keseteragisan letak lokasi penelitian, Perpustakaan Dan Arsip Daerah di Kabupaten Karimun secara Administratif berbatasan dengan:
a.       Sebelah Utara berbatasan langsung dengan Selat Singapura dan Selat Malaka.
b.      Sebelah Selatan dengan Kabupaten Indragiri Hilir,
c.       Sebelah Timur dengan Kota Batam dan Kabupaten Kepulauan Riau,
d.      Sebelah Barat berbatasan dengan Bengkalis dan Kabupaten Pelelawan.
Dengan demikian Kabupaten Karimun ini sangat strategis karena wilayahnya berhadapan langsung dengan jalur pelayaran Internasional yaitu Selat Malaka dan Singapura. Wilayah Kabupaten Karimun terdiri atas daratan dan perairan, dengan luas wilayah mencapai 7.984 km2 yang terdiri atas daratan seluas 1.524 km2 dan perairan 6.460 km2. Kabupaten Karimun terdapat 245 pulau yang terdiri dari 73 pulau berpenghuni dan 172 pulau tidak berpenghuni, 200 pulau bernama dan 45 pulau tidak bernama.
Kabupaten Karimun berada pada wilayah Provinsi Kepulauan Riau yang merupakan provinsi yang penuh dengan limpahan rahmat dari Tuhan Yang Maha Esa. Selain letak geografisnya yang sangat strategis karena berada pada pintu masuk Selat Malaka dari sebelah Timur juga berbatasan dengan pusat bisnis dan keuangan di Asia Pasifik yakni Singapura. Disamping itu Provinsi ini juga berbatasan langsung dengan Malaysia. Dengan Motto Berpancang Amanah, Bersauh Marwah, Provinsi Kepulauan Riau bertekad untuk membangun daerahnya menjadi salah satu pusat pertumbuhan perekonomian nasional dengan tetap mempertahankan nilai-nilai Budaya Melayu yang didukung oleh masyarakat yang sejahtera, cerdas, dan berakhlak mulia.
Provinsi Kepulauan Riau terbentuk berdasarkan Undang-undang Nomor 25 tahun 2002 merupakan Provinsi ke-32 di Indonesia yang mencakup Kota Tanjungpinang, Kota Batam, Kabupaten Bintan, Kabupaten Karimun, Kabupaten Natuna, dan Kabupaten Lingga. Secara keseluruhan Wilayah Kepulauan Riau terdiri dari 4 Kabupaten dan 2 Kota, 42 Kecamatan serta 256 Kelurahan/Desa dengan jumlah 2.408 pulau besar dan kecil di mana 40% belum bernama dan berpenduduk. Adapun luas wilayahnya sebesar 252.601 Km2, di mana 95%  merupakan lautan dan hanya 5% merupakan wilayah darat, dengan batas wilayah sebagai berikut :
Ø  Utara dengan Vietnam dan Kamboja,
Ø  -Selatan dengan Provinsi Kepulauan Bangka Belitung dan Jambi,
Ø  Barat dengan Singapura, Malaysia, dan Provinsi Riau,
Ø  Timur dengan Malaysia, Brunei, dan Provinsi Kalimantan Barat.
Dari hal tersebut maka Kabupaten Karimun yang  terdiri dari berbagai etnis di mana yang paling dominan adalah kelompok etnis Melayu, Jawa, Minang, Batak dan Cina. Dengan pertimbangan berkembangnya jumlah penduduk, maka potensi daerah akan terus berkembang dengan tingkat pertumbuhan ekonomi, dan ilmu pengetahuan serta bidang lainnya. Pelayanan publik seharusnya memiliki keahlian khusus dalam melayani pengguna perpustakaan, sehingga akan menghasilkan pelayanan yang lebih baik, lebih cepat dan dapat memberikan kepuasan bagi masyarakat penguna khususnya terutama pada pengelolaan Perpustakaan itu sendiri.
Sedangakan dari segi anggaran merupakan salah satu sarana pendukung seluruh kegiatan di Perpustakaan. Tanpa adanya dukungan anggaran terutama dalam proses penyusunanannya, maka implementasi tidak dapat berjalan lancar. Dalam proses penyusunan anggaran memerlukan tahapan-tahapan yang harus dilalui, walaupun dalam pelaksanaannya terkadang mengalami hambatan-hambatan. Proses anggaran itu lama kegiatan biasanya pada bulan Febuari, namun kegiatan paling cepet dapat diimplementasikan pada bulan Juni. Hal ini merupakan bagian dari hambatan yang memerlukan inovasi tersendiri dari sebuah kegiatan.
Dalam implementasi kegiatan dukungan anggaran sangat penting, terkadang anggaran yang tersedia tidak dapat memenuhi semua kegiatan yang ada, sehingga dalam implementasinya program menyesuaikan anggaran. Bukan sebaliknya.  Sebenarnya kita mengajukan banyak rencana kegiatan, tetapi anggaran sudah dipatok, sehingga tidak semua anggaran yang diajukan disetujui DPRD, karena anggaran yang tersedia tidak memadai. Sehingga program yang dijalankan akan  menyesuaikan anggaran yang tersedia.

Berdasarkan uraian diatas, diperlukan suatu kebijakan pimpinan untuk lebih menentukan lagi bagaimana yang menjadi skala prioritas kegiatan dengan dukungan anggaran yang tersedia.  


2.  Analisis Lingkungan Eksternal
Adapun kondisi lingkungan eksternal yang mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan kebijakan pengelolaan dan pengembangan Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun antara lain:
a.      Kondisi Geografis
Kondisi geografis seperti ini merupakan tantangan bagi Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun, untuk pengembangan Perpustakaan tersebut. Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun harus dapat menentukan strategis yang tepat agar dengan kondisi geografis tersebut dapat memberikan kontribusi bagi perkembangan perpustakaan tersebut.
Dari hasil wawancara tersebut, jelas menunjukkan bahwa letak geografis Kabupaten Karimun sangat strategis bagi pengembangan perpustakaan tersebut. Tetapi dengan kondisi jumlah SDM 7 orang PNS  dan 3 CPNS serta 25 orang pegawai kontrak, maka sangat memprihatinkan. Ditinjau dari jumlah 256 kelurahan dibandingkan jumlah SDM Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun jelas tidak mampu melaksanakan tugas tersebut secara optimal
b.      Pemanfaatan  Teknologi
Pengembangan infrastruktur teknologi informasi dan komunikasi belum dilaksanakan di Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun. Dengan adanya teknologi informasi tentu saja akan menambah kesibukan jalur akses informasi global. Adapun  alasan  belum dilaksanakan pengembangan infrastruktur teknologi informasi dan komunikasi karena anggaran untuk pengembangan infrastruktur teknologi informasi belum tersedia. Selain belum tersedianya anggaran, dipelukan kesiapan sumber daya manusianya untuk pengembangan teknologi informasi itu sendiri.

c.       Dukungan instansi lain/Swasta
Variabel dukungan instansi lain ataupun swasta merupakan faktor dari lingkungan ekternal yang sangat berpengaruh pada kehidupan suatu organisasi. Pada dasarnya setiap organisasi tidak dapat berjalan sendiri dalam mencapai tujuan, tanpa adanya kerjasama dengan organisasi lain.
Mekanisme koordinasi atau kerjasama antara berbagai instansi tersebut, tidak terlepas dari adanya pendekatan kebijakan. Terkait dengan adanya dukungan dengan instansi lain/swasta terhadap program atau kegiatan pada Kantor Perpustakaan, dapat disimpulkan bahwa pendekatan dalam proses pembuatan kebijakan mengunakan pendekatan kelembagaan, dalam pendekatan kelembagaan ini, dimana program atau kegiatan dilakukan oleh lembaga-lembaga pemerintah, masyarakat baik individu maupun kelompok, memiliki kewajiban untuk mematuhi kebijakan-kebijakan yang di buat oleh pemerintah, karena lembaga pemerintah mempunyai legistimasi politik dan oleh karenannya berhak memaksakan kebijakannya. Dengan pendekatan kelembagaan tidak terjadi tumpang tindih kegiatan, karena pendekatan ini memandang program yang dilakukan oleh instansi tertentu, dan program lain dikerjakan oleh instansi yang lain. Sementara ada suatu program yang dilakukan beberapa instansi. Jika demikian halnya maka harus ada koordinasi  antara berbagai instasi tersebut. Dengan adanya koordinasi ini maka suatu program atau kegiatan dapat berjalan lancar dengan dukungan instansi lain.
Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun adalah Instansi yang melakukan tugas pelayanan masyarakat. Kegiatan-kegiatan operasional Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun terutama dalam hal pelayanan dan pemasyarakatan minat baca, tidak lepas dari adanya kerja sama dengan instansi lain. Dalam bidang pelayanan dikantor, selalu berhubungan dengan instansi sekolah untuk keanggotaan bagi pelajar, dengan perguruan tinggi untuk mahasiswa dan dengan pemerintah desa untuk keanggotaan masyarakat umum. Kerjasama ini tidak terlepas dari seseorang akan menjadi anggota saja. Tetapi sampai penarikan kembali buku-buku yang dipinjam dan tidak kembali tepat waktu. Untuk pelajar surat tagihan/pengembalian diserahkan kepada kepala sekolah atau yang mewakilinya dimana siswa berada, dan untuk masyarakat umum diserahkan kepada kepala desa/rw/rt sesuai dengan keberadaan pemustaka,dalam hal ini tidak atau tanpa memerlukan bantuan dari instansi lain. Kantor Perpustakaan kesulitan  melacak buku pinjaman yang ngemplang. Untuk pelayanan keliling, selalu ada koordinasi dengan pihak Kecamatan maupun Desa.
Demikian pula dalam hal pembinaan kepada Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun. Kerjasama dilakukan dengan Dinas Pendidikan untuk pembinaan perpustakaan sekolah, Departemen Agama untuk pembinaan sekolah yayasan keagamaan dan perpustakaan komunitas ( Masjid,TPA ),Kecamatan dan Desa untuk perputakaan desa.



H.    Koordinasi dan Kerja Sama Stakeholder
Keberhasilan suatu program tidak hanya diukur  dengan hanya sekedar menjalankan program yang akan dilaksanakan, tetapi didukung oleh koordinasi dan kerjasama  terutama dengan pihak luar. Dengan adanya koordinasi dan kerjasama  terutama dengan pihak luar yang terkait misalnya kerjasama pengadaan buku dengan toko buku, maka program akan berjalan sesuai target dan tujuan program. Keberhasilan suatu program lebih terjamin, apabila di dukung dengan koordinasi dan kerjasama. Suatu program kegiatan tidak akan berhasil sesuai dengan sasaran tanpa adanya koordinasi dana kerjasama.
Dengan demikian renstra masih dipertanyakan dalam pembahasan di rapat DPRD artinya DPRD sebagai stakeholder luar turut berperan dalam arah dan sasaran renstra. Dengan adanya masukan dari pihak DPRD, maka program-program kegiatan tidak hanya dilihat dari pihak  Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun saja, tetapi juga dari pihak luar. Sehingga program-program kegiatan Perpustakaan tersebut akan berisi program-program kegiatan yang komprehensif.


I.       Membangun Perpustakaan Umum yang representatif
Tujuan dari strategi ini adalah menciptakan perpustakaan yang respresentatif, sehingga perpustakaan sehingga perpustakaan tidak lagi bersipat konvensional seperti saat ini. Di Wilayah Kabupaten Karimun, sudah selayaknya dibangun Perpustakaan yang  Resresentatif,baik dari segi sarana prasarana fisik, maupun dari segi Teknologi Informasi di Perpustakaan.Dari segi sarana fisik meliputi: Gedung serta ruangan yang memadai,lingkungan
yang nyaman dan didukung adanya Fasilitas umum yang memadai, serta tersedianya ketercukupan bahan pustaka ,baik jumlah maupun jenisnya. Dari segi pelayanan, meliputi: kualitas pelayanan yang dilakukan  oleh petugas dan jenis layanan yang tersedia. Kualitas pelayanan berhubungan dengan prinsip Total Quality Management (TQM) dalam memberikan pelayanan. Sedangkan jenis pelayanan yang tersedia harus variatif. Layanan yang diberikan yang sudah ada saat ini sebatas layanan baca ditempat,referansi,maupun layanan peminjaman. Selain layanan tersebut diatas,seharusnya perpustakaan juga memberikan layanan fhoto copi,bimbingan pemakai, story telling (mendengarkan cerita),book loan (pinjam paket), penelusuran literatur,layanan produksi sumber informasi dan sebagainya. Aplikasi teknologi sangat penting dalam pengembangan perpustakaan atau sistem pelayanan automasi,jaringan kerja sama dengan perpustakaan lain dengan cara on-line serta tersediannya informasi yang dikemas dalam bentuk elektronik.
Kendala dalam pencapaian strategi ini adalah besarnya anggaran yang dibutuhkan.anggaran selalu berhubungan dengan komitmen pembuat kebijakan. Selama ini anggaran yang dialokasikan di Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun sangat sedikit, karena para pembuat kebijakan belum menganggap prioritas terhadap kegiatan-kegiatan perpustakaan, atau para pelaksana di Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun belum bisa meyakinkan para tim anggaran akan outcomes dari kegiatan yang diusulkan.


J.      Membangun Kemitraan (stategic patner) dengan instansi terkait
Tujuan dari strategi ini adalah mendekatkan akses layanan perpustakaan kepada masyarakat dengan memberdayakan perpustakaan yang ada dilingkungan masyarakat seperti perpustakaan desa, perpustakaan instansi maupun perpustakaan komunitas. Dalam analisis diatas, disebutkan bahwa aspek keterjangkauan layanan perpustakaan merupakan ancaman bagi pengembangan budaya baca. Untuk itu,dengan adanya layanan perpustakaan di lingkungan masyarakat diharapkan dapat meminimalkan ancaman ini, karena jarak bukan lagi menjadi kendala.
Pemberdayaan perpustakaan-perpustakaan yang ada dapat dilakukan setelah strategi peningkatan kemampuan pengelola dan strategi peningkatan pemahaman masyarakat dapat dicapai. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa pencapaian strategi ini merupakan strategi jangka panjang, yang pelaksanaannya melalui tahap demi tahap. Ke depan diharapkan perpustakaan dan arsip daerah kabupaten karimun harus mengikuti perkembangan teknologi, dalam arti dapat memberikan layanan kepada masyarakat sesuai kebutuhan masyarakat setempat dan memanfaatkan sarana teknologi yang ada.
Dampak jika tujuan dan strategi ini dicapai adalah tersedianya layanan yang dekat dengan masyarakat. Beberapa keuntungan yang diperoleh yaitu tercapainya pengembangan budaya baca, efektif dan efesien dalam pelayanan, pemberdayaan masyarakat serta tercapainya visi dan misi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun. Tercapainya pengembangan budaya baca, karena layanan perpustakaan tidak hanya ada di kantor perpustakaan dan disekolah-sekolah,tetapi dipelosok-pelosok desa tersedia. Layanan perpustakaan bukan lagi hanya milik pelajar atau mahasiswa, tetapi semua lapisan masyarakat dapat memanfaatkan layanan ini. Efektif dan efesien dalam layanan kantor perpustakaan dan arsip daerah kabupaten karimun tidak lagi harus melaksanakan layanan keliling untuk menjangkau masyarakat yang jauh dari Perpustakaan,sehingga hal ini dapat menghemat anggaran, sarana dan prasarana, jumlah karyawan, serta waktu yang dibutuhkan oleh penguna perpustakaan. Kantor perpustakaan dan arsip daerah kabupaten karimun tinggal melakukan pemantauan.dengan adanya perpustakaan yang beroprasional di masyarakat, maka pemberdayaan masyarakat dapat dicapai. Keberhasilan dari kebijakan harus diikuti dengan pemberdayaan masyarakat. Birokrasi pemerintah tidak lagi harus melakukannya sendiri dalam pelayanan kepada masyarakat, tetapi masyarakat diikut sertakan dalam memenuhi kebutuhan sendiri. Termasuk juga dalam memenuhi kebutuhan akan layanan perpustakaan. Dengan demikian masyarakat akan ikut bertanggung jawab atas berhasil atau tidaknnya suatu kebijakan.
  Upaya untuk mencapai keberhasilan dalam peningkatan dan pengembangan infrastruktur, maka selaku pengambil kebijakan Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun harus dapat menjalin Koordinasi dan Kerja Sama Stakeholder yaitu DPDR Kabupaten Karimun. Keberhasilan suatu kebijakan tidak terlepas dari peran stakholder luar, ini menunjukkan bagaimana stakeholder luar (DPRD) begitu penting dalam menentukan kebijakan baik masalah perencanaan program, maupun anggaran, tanpa persetujuan dewan sulit bagi instansi untuk mengimplementasikan kebijakan. Kebijakan yang dapat ditempuh agar tujuan dan sasaran program peningkatan dan pengembangan infrastruktur Perpustakaan, yaitu dengan  mengajukan dana APBD pada Pemerintah Daerah dan APBN ke Pemerintah Pusat.



K.    Hambatan
Hambatan yang mungkin muncul dalam pelaksanaan strategi dapat berasal dari lingkungan internal organisasi yang berupa kelemahan maupun dari lingkungan eksternal organisasi yang berupa ancaman. Tetapi secara keseluruhan hambatan yang mungkin muncul dalam pelaksanaan strategi pengembangan Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun adalah persoalan SDM dan hambatan dalam proses perumusan kebijakan.
1.      Sumber Daya Manusia
SDM di lingkungan pemerintah Kabupaten Karimun lebih bersifat pemberian dari Badan Kepegawaian Daerah, sehingga walaupun setiap instansi telah merencanakan kebutuhan SDM, baik jumlah maupun kualifikasi pendidikan yang dibutuhkan sesuai kebutuhan instansi, tetapi seringkali pemberian Badan Kepegawaian Daerah diluar kebutuhan instansi.
Kualitas SDM yang ada di Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun selama ini sudah dianggap baik. Sebagai instansi pelayanan, kualitas pelayanan yang diberikan sudah baik. Akan tetapi selain petugas pelayanan, karyawan juga harus mempunyai kemampuan yang professional, baik pelayanan maupaun administrasi. 
Sumber Daya yang memadai merupakan sektor yang penting dalam melaksanakan kebijakan publik, yaitu meliputi: staf yang memadai serta keahlian-keahlian yang baik untuk melaksanakan tugas-tugasnya, informasi yang relevan  dan profesional, sehingga dapat mengimplementasikan kebijakan dan melaksanakan pelayanan publik. Perpustakaan yang representatif, memberikan pelatihan, pendidikan, bea siswa D3, S1, S2 ilmu perpustakaan guna meningkatkan SDM yang professional.
Ditinjau dari faktor sumber daya manusia, maka implementasi rencana strategis diperlukan agar dapat melaksanakan  kegiatan/program sesuai tugas pokok fungsi masing-masing. Hal ini penting karena menghindari timbulnya masalah antara unit-unit. Selain itu tidak ada kegiatan yang tumpang tindih dan cenderung menimbulkan kesemrawutan kegiatan yang sedang dan akan berjalan.
Salah satu sumber yang paling penting adalah jumlah staf yang banyak tidak menjamin suatu implementasi kebijakan berhasil. Hal ini disebabkan kecakapan yang dimiliki pegawai, namun kekurangan pegawai akan menimbulkan persoalan yang pelik menyangkut implementasi kebijakan yang efektif. Penyebabnya tidak terletak pada kurangnya pegawai, tetapi kurangnya kualitas SDM dan rendahnya motivasi para pegawai.
2.      Anggaran
Hambatan ini berasal dari lingkungan eksternal organisasi, yaitu bagaimana upaya mempengaruhi atau keyakinan pejabat mengambil keputusan di daerah baik dari eksekutif maupun legislatif.  Proses perumusan kebijakan terutama berkaitan dengan proses penentuan anggaran atau alokasi anggaran kepada kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun dalam program penegembangan perpustakaan.
Dukungan dana merupakan kebutuhan yang mutlak harus penuhi. Dana atau Anggaran merupakan faktor eksternal yang utama dalam implementasi program kegiatan, tanpa adanya dukungan anggaran terutama dalam proses penyusunanannya,  maka implementasi tidak dapat berjalan lancar.
Solusi dari permasalahan tersebut adalah Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun harus mampu meyakinkan tim anggaran dan dan pembuat kebijakan tentang bagaimana suatu kegiatan akan dilaksanakan dan apa hasil yang akan diperoleh, melalui audiensi bersama pembuat kebijakan dan tim anggaran.

L.     Kesimpulan       
Dari hasil  penelitian yang dilakukan, maka penelitian ini dapat  disimpulkan sebagai berikut:
1. Lingkungan internal yang mempengaruhi perkembangan Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun adalah: a)kualitas sumber daya manusia, b) kualitas layanan, c) sarana prasarana, d) anggaran untuk kantor perpustakaan dan e) letak kantor perpustakaan. Sedangkan faktor lingkungan eksternalnya adalah: a) belum adanya ketersediaan teknologi, b) kondisi geografis Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun, c) dukungan instansi lain.
2. Dari identifikasi lingkungan internal dan lingkungan eksternal, dapat diperoleh faktor-faktor yang menjadi kekuatan, kelemahan, peluang maupun ancaman Pengembangan Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun sebagai berikut:
a. Faktor kekuatan antara lain: kualitas sumber daya manusia, kualitas   layanan, sarana prasarana, kestrategisan letak kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun;
b.  Faktor kelemahan antara lain: keterbatasakoleksi bahan pustaka, keterbatasan anggarandan minimnya jumlah pegawai;
c. Faktor peluang antara lain: dukungan instansi lain/swasta;
d. Faktor ancaman antara lain: belum tersedianya teknologi dan kondisi letak geografis Kabupaten karimun
3.  Berdasarkan isu-isu strategisnya dalam pengembangan Kantor   Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun, sebagai berikut;
a.       Meningkatkan pengetahuan dan kemampuan pegawai kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun;
b.      Mengoptimalkan pelayanan di Perpustakaan dan Arsip Daerah  Kabupaten Karimun;
c.       Membangun perpustakaan umum yang representatif;
d.      Memanfaatkan minimnya bahan pustaka untuk pelayanan  perpustakaan;
e.       Memperbaiki pelayanan dengan mengikuti perkembangan teknologi;
f.       Membangun sinergi dengan instansi terkait untuk mengembangkan Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun;
g.       

M.   Saran
Beberapa saran yang dapat disampaikan sehubungan dengan hasil penelitian ini, adalah sebagai berikut:
1.      Peningkatan sumber daya manusia baik kualitas maupun kuantitas dengan mengikutsertakan pegawai Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun dalam diklat-diklat perpustakaan, memberikan biaya tugas belajar melanjutkan D3, S1, S2 bidang ilmu perpustakaan dan  memberikan usulan kepada BKD. Hal ini akan berakibat pada kemampuan kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun dalam melaksanakan strategi peningkatan pengetahuan dan kemampuan pengembangan perpustakaan, dan dapat menciptakan perpustakaan yang representatif;
2.      Penambahan bahan pustaka, penambahan sarana prasarana, serta penambahan fasilitas umum, guna menciptakan perpustakaan yang representatif;
3.      Melakukan kerjasama lintas sektoral atau membangun strategic parner dalam pengembangan Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun.






DAFTAR  PUSTAKA

Buku teks:
Arikunto, S.  1993. Prosedur penulisan: suatu pendekatan praktik. Edisi sembilan. Jakarta: Rineka Cipta
Badudu. 2001. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan
Bryson, John M. 2005.  Perencanaan Strategis, Bagi Organisasi Sosial. Yogyakarta: Pustaka Pelajar
Bungin, M. Burhan.  2007.  Penelitian kualitatif. Jakarta: Kencana Prenada Media Group
Departemen Pendidikan Nasional. 2005. Kamus Besar Bahasa Indonesia.edisi ketiga, Jakarta: Balai Pustaka
Djadjulyanto. 1992. Pedoman Penyelenggaraan dan Penyusunan Tajuk Subjek Untu Perpustakaan. Jakarta: Muara Agung
Kamus Besar  Bahasa Indonesia, 1994. Jakarta:Balai Pustaka
Khoir, Safirotu. 2009. Bahan Kuliah MIP. Magister Informasi dan Perpustakaan. Yogyakarta: Universitas Gadjah Mada
Kotler,P.1997. Marketing Management:Analisys, Planning, Implementation, and Control (Ninth Edition). New Jersey: Pretice Hall International Inc
Moleong, Lexy J. 1995. Metode penelitian kualitatif. Bandung: Remaja Rosdakarya
Muhadjir, Noeng. 1996. Metode penelitian kualitatif. Yogyakarta: Rake Sarasin
………………, Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan Umum Kabupaten/Kota, Perpustakaan Nasional RI tahun 2006
Prawirosentono, Suyadi. 1999, Kebijakan Kinerja Karyawan, Kiat Membangun Organisasi Manajemen Perdangangan  Bebas. Manajemen Sumber Daya Manusia, Yogyakarta: BPFE
Purwono. 2001. Ekonomi Informasi Dalam Menunjang Pelayanan Perpustakaan. Buletin IPI Vol. 13, No.  4 Juli
Rahmat, J. 1986.  Psikologi suatu pengantar.  Yogyakarta: BPFE-UGM
Salusu. 2000. Pengambilan Keputusan stratejik, Untuk Organisasi Publik dan Organisasi Nonfrofit, Gransindo: Jakarta
Siregar, P. 2007. Perumusan Kerangka Teoritis dan Pembentukan Konsep. Available at:http://ww.litagama.org
Subarsono, AG. 2006. Analisis Kebijakan Publik : Konsep, Teori dan Aplikasi. Yogyakarta: Pustaka Pelajar
Suharto, E. 2006. Analisis Kebijakan Publik:  Panduan Praktis Mengkaji Masalah dan Kebijakan Sosial, edisi revisi.   Bandung: Alfabeta
Suharyanto,2005. Manajemen Sumber Daya Manusia. Media Wacana: Yogyakarta
Sulistiyani, Rosdiyah. 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia: Konsep Teori dan Pengembangan dalam Konteks Organisasi Publik. Graha Ilmu: Yogyakarta
Sulistyo-Basuki. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama
Sutarno NS. 2003. Perpustakaan dan Masyarakat. Jakarta : Yayasan Obor Indonesia
Supriyanto, Wahyu. 2008. Teknologi Informasi Perpustakaan: Strategi Perancangan Perpustakaan Digital,Yogyakarta : Kanisius
SutarnoNS, 2005. Tanggung jawab perpustakaan:dalam mengembangkan masyarakat informasi. Jakarta:Panta Rei
Tjiptono, Fandy & Diana, Anatasia. 2003.  Total Quality Management, edisi V. Yogyakarta: andi Offset
Wibawa, S. 1994. Kebijakan Publik, Proses dan Analisis. Jakarta: Intermedia
Widodo, 2004. Cerdik menyusun proposal penelitian skripsi, Tesis, dan Desertasi:dilengkapi contoh. Jakarta:Yayasan Kelopak
Winarno, B. 2004. Teori dan Proses Kebijakan Publik.  Yogyakarta:  Media          Pressindo
Wiyarsih. 2009. Motivasi mahasiswa memanfaatkan fasilitas perpustakaan Fakultas Studi Komporatif antara mahasiswa di Fakultas eksak ta dan non eksata (Tesis). Yogyakarta: Universitas Gadjah Mada   


oleh 
 muhammad zen

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar