Kamis, 07 Juli 2011

Kantor Perpustakaan Umum Kabupaten Karimun Slideshow

Kantor Perpustakaan Umum Kabupaten Karimun Slideshow: "TripAdvisor™ TripWow ★ Kantor Perpustakaan Umum Kabupaten Karimun Slideshow ★ to Indonesia. Stunning free travel slideshows on TripAdvisor"

Rabu, 06 Juli 2011

PEMBANGUNAN MASYARAKAT DESA

KEMANDIRIAN PEMBANGUNAN MASYARAKAT DESA

Ø Pada dasarnya pembangunan masyarakat adalah perubahan sosial. Tapi dalam proses perubahan itu bukan sebatas pada taraf kehidupan tetapi juga perubahan peran negara dan masyarakat.
Ø Keberhasilan pembangunan masyarakat juga harus diukur dari sejauh mana pembangunan itu dapat menimbulkan kemauan kemampuan masyarakat untuk mendiri yaitu melestarikan dan mengembangkan hasil – hasil pembangunan.
Ø Di Indonesia peran negara sangat sentral dalam : merencanakan, melaksanakan bahkan mendanai perubahan. Rakyat adalah konsumen.
Ø Keuntungannya : pembangunan dapat cepat dan tepat waktu.
Ø Kelemahannya : bersifat instruktif, mematikan masyarakat dan aparat.
Ø Ketergantungan masyarakat (desa) dalam pembangunan merupakan akibat proses interaksi faktor : sosial, ekonomi, politik dan budaya yang mendasari peran negara menjadi dominan.
Ø Secara historis, dominasi negara di Indonesia diawali pada abad 19 melalui tanam paksa.

Ø Kebijakan ekonominya berubah, dari pertanian subsisten menjadi pengekspor hasil perkebunan.
Ø Kebijakan itu diperankan oleh negara mengingat belum muncul kekuatan kapitalis swasta pada paruh pertama abad 19.
Ø Peran itu menonjol dalam penyediaan modal, infrastruktur dan pemasaran.
Ø Paruh kedua abad 19 terjadi perubahan munculnya penyedia dana swasta. Negara berperan sebagai pelindung dan penyedia lahan.
Ø Awal abad 20 muncul kebijakan etis untuk menjawab masalah merosotnya ekonomi rakyat akibat tanam paksa melalui edugtie, irigatie dan kolonisatie.
Ø Pada masa ini kapitalisme masuk ke Indonesia bukan melalui industrialisasi tetapi melalui usaha perkebunan.
Ø Jenis kapitalisasi perkebunan memiliki perbedaan dengan kapitalisme industri di Eropa, Kapitalisme industri merupakan tandingan terhadap negara (feodalisme). Kapitalisme industri merupakan perubahan di bidang sosial, ekonomi     revolusi industri.
Ø Pada kapitalis perkebunan tetap menempatkan penguasaan tanah sebagai pijakannya dan upah buruh yang murah     diperlukan kerjasama dengan negara dan aparatnya.
Ø Dengan demikian kapitalisme perkebunan tidak berfungsi sebagai perubahan, bahkan muncul sebagai perpanjangan tangan bagi negara untuk devisa untuk perubahan negeri Belanda.
Ø Aliansi kapitalis perkebunan dan negara menimbulkan ciri yang khas dalam proses pembangunan:
·        Negara dan aparatnya menjadi sentralistis dan otoriter.
·        Muncul konflik antara pengusaha perkebunan dan petani akibat perebutan lahan.
·        Tidak terbentuknya golongan menengah yang berasal dari dalam (masyarakat).
·        Munculnya buruh tani sebagai kebalikan dari petani pemilik.
·        Kemunduran sosial, ekonomi, politik yang dimanifestasikan ke dalam sifat keparahan akan nasib dan ketergantungan pada kekuatan luar.
·        Muncul gerakan mesianisme, pemberontakan petani.
Ø Fungsi kepemimpinan desa berubah dari informal (pimpinan masyarakat) menjadi formal (perpanjangan tangan negara).

Ø Tidak munculnya kelas menengah pada masyarakat di bidang ekonomi disebabkan oleh dominasi kapitalis terhadap sektor ekspor dan infrastruktur pendukungnya (transportasi, bank, d.l.l) dan perdagangan dalam negeri dikuasai Cina yang mengeser peran wiraswasta pribumi.
Ø Pasca kolonial pembangunan (desa) belum menunjukkan banyak perubahan karakterya. Tetapi sentralistis dengan membanjiri desa dengan berbagai program dan entreepoint-nya adalah Kepala Desa.

·        Pertanyaannya adalah : Mengapa kemerdekaan politik belum dapat menghilangkan ciri sentralisme dalam pembangunan di Indonesia ?
·        Penjelasannya karena masyarakat Indonesia tidak memiliki kelas menegah yang diharapkan sebagai penggerak alternatif dalam pembangunan.

Ø Pernah dicoba untuk menumbuhkan kelas menengah melalui perdagangan impor karena tidak perlu modal dan teknologi canggih tapi gagal.
Ø Kegagalan itu mendorong negara dan aparatnya menjadi peran utama dalam modernisasi (sentralisasi) dan birokratis.
Ø Akibatnya:
·        Negara memerlukan dana besar.
·        Muncul kritik kepada birokrat jika terjadi kegagalan yang sering meluas menjadi ketergantungan politik.
·        Terbentuknya jaringan kronsme untuk menjamin kelancaran program.
Ø Sentralisasi pernah berhasil meningkatkan ekonomi rakyat tetapi mengabaikan aspek pembangunan sosial dan politik rakyat.

ó Oleh karena itu, diperlukan pembangunan masyarakat yang mandiri yaitu: adanya perimbangan kekuatan antara masyarakat dan negara dalam menentukan arah dan tujuan perubahan sosial.

Ø Perlu juga perimbangan antara tujuan nasional dan tujuan lokal. Tanaman tebu (nasional/gula >< tanaman jagung).
Ø Jika kita setuju dengan konsep kemandirian tersebut, bagaimana melaksanakannya ?
1.    Perlu perubahan paradigma atau persepsi dari negara dan aparat yang memandang rakyat sebagai sumber energi menjadi sumber informasi (equal patnership).
2.    Perlu perubahan aparat dalam memaknai fungsi kekuasaan. Fungsi kekuasaan bukan hanya untuk mengatur tetapi juga membantu pemecahan masalah perubahan yang di luar jangkauan masyarakat.
3.    Menghilangkan sistem panutan karena meletakkan masyarakat subordinasi. Ini bukan aset kultur tetapi simbol keterbelakangan.
4.    Perlu kesadaran bahwa masyarakat Indonesia itu majemuk yang tidak dapat diseragamkan. Menghargai budaya lokal.
5.    Jangan memandang kelompok miskin sebagai tidak produktif. Mereka kaya dengan pengalaman dalam mengidentifikasi hambatan-hambatan tetapi tidak punya akses.
6.    Merubah sifat negara dari directive ke supportive.

Ø Pembangunan modal cetak biru (juklak, juknis) hanya untuk mencapai efisiensi pelaksanaan program dan bukan untuk menciptakan partisipasi rakyat. Karena itu sulit pula terciptanya self-sustaining development.
Ø Kelemahan model cetak biru mendorong timbulnya proses model yang berakar pada aspek dialogis

antara aparat dan rakyat. Proses model memberi ruang bagi perencanaan dari bawah.
Ø Implementasi proses model dilengkapi dengan pembentukan LKMD.
Ø Kelemahan LKMD:
1.    Keberadaannya tidak jelas. Apakah ia lembaga desa yang mandiri atau sebagai bagian dari pemerintahan desa?
2.    Tidak memiliki kewenangan pengawasan secara otonomi.
3.    Peran Kepala Desa sangat dominan.
Ø Model perencanaan bottom-up ternyata berimplikasi pada pengertian “up” yang dimaknai dengan adanya proses panjang ke tingkat atas sehingga kewenangan dari bawah menjadi semu.
Ø Akibatnya kepentingan rakyat sering tidak terakomodir.
Ø Pertanyaannya: bagaimana menserasikan kepentingan mikro (desa) atau kepentingan makro (nasional).
Ø Keserasian itu sangat bermakna pada masyarakat lokal dan ini merupakan syarat dasar bagi kemandirian rakyat dalam pembangunan.
Ø Munculnya LSM dapat berfungsi sebagai pengisi kekosongan akan kelas menengah dalam
masyarakat dengan peranannya sebagai pemikir pembangunan alternative dan mampu memobilisasi dana secara mandiri.
Ø Keberhasilan kerjasama antara negara dan LSM baru bisa berhasil jika negara dan aparatnya memahami LSM sebagai equal partnership.
Ø Kata kunci:
1.    Pembangunan desa yang mandiri memerlukan kelas menengah.
2.    LSM dapat mengisi kekosongan kelas menengah dalah masyarakat.
3.    Peran negara sangat penting tetapi tidak boleh overvalued.

Pengenalan Terhadap Perangkat Komputer


            Pengenalan Terhadap Perangkat Komputer

            Komputer adalah mesin yang dapat membantu mempercepat pekerjaan, mengemukakan gagasan, memungkinkan berkomunikasi dengan orang lain dan juga untuk menghibur. Penggunaan komputer secara umum dapat dibedakan menjadi pengolah kata, pengolah data, pengolahan citra, pengelolaan basis data, belajar mengajar dan hiburan.
            Data dalam bentuk arsip elektronik biasanya terdiri dari koleksi informasi yang direkam dalam bentuk kode yang hanya dapat dibaca dan disimpan dengan menggunakan komputer. Dengan demikian, apabila kita membicarakan mengenai jenis arsip elektronik kita harus membahas bukan hanya media rekamnya saja tapi juga teknologi yang dipakainya dalam hal ini adalah perangkat keras (hardware) dan perangkat lunaknya (software).

1.  Perangkat Keras (Hardware)
            Jenis hardware atau perangkat keras suatu komputer menurut para pakar komputer saat ini adalah kompuetr generasi kelima. Dari perangkat kerasnya kita mengenal komputer mulai dari mainframe sampai pada personal computer (PC) dari bentuk yang stabil (desktop) sampai pada bentuk yang mudah dibawa seperti notebook atau laptop. Namun, apapun jenis dan mereknya, komputer secara umum terdiri dari beberapa bagian, ada bagian yang disebut sebagai perangkat lunak (software), ada juga bagian perangkat keras (hardware).
            Untuk lebih memahami pengenalan terhadap perangkat komputer ini dan kaitannya dengan arsip elektronik yang kita bahas, maka kita bahas sepintas tentang komputer dengan pendekatan input – process – output (IPO device). Pendekatan IPO ini melihat komputer dengan pembagian berdasarkan fungsi input (masukan), proses dan output (keluaran).

a.    Perangkat input (input devices) adalah segala bentuk alat (peripheral) yang digunakan untuk memasukkan data ke komputer. Berbagai bentuk perangkat input itu antara lain adalah : keyboard, mouse, trackball, mic (sistem pengenal suara), modem, scanner dan kamera digital.
b.    Perangkat proses adalah bagian komputer yang merupakan perangkat prosessing. Perangkat ini yang mengeksekusi berbagai perintah termasuk didalamnya menyortir, mengkomputasi dan lain-lain. Kecepatan proses/pengeksekusian perintah yang dijalankan tergantung prosesor yang ada didalamnya. Dulu, ketika prosesor Pentium belum digunakan, proses yang digunakan adalah seri 286 yang hanya memiliki kecepatan 10 Mhz. Sekarang dengan menggunakan prosesor Pentium IV kecepatannya adalah 1.400 Mhz. Seluruh perangkat proses ini ditancapkan dalam Motherboard tempat dimana kumpulan sejumlah chip dan komponen-komponen lainnya dipasang. Secara parsial, motherboard ini terdiri dari : CPU, cache memory, kartu ekspansi dan output/input port/device.
c.    Perangkat output (output device)
Salah satu bentuk komunikasi kita dengan komputer adalah tampilan data yang kita inginkan muncul dalam monitor yang merupakan bagian dari perangkat output komputer. Jadi perangkat output ini adalah perangkat yang mengeluarkan hasil masukan dan proses komputer. Beberapa jenis perangkat output, antara lain : monitor yang berbentuk seperti TV, printer baik yang dot matrik, ink-jet maupun yang jenis laser printer, plotter (berfungsi seperti printer untuk ukuran besar dengan resolusi tinggi, biasanya untuk mencetak engineering drawing, dll), speaker, dan fax/modem.

2.  Perangkat Lunak (Software)
            Sedangkan dilihat dari jenis perangkat lunak (software) yang digunakan kita mengenal banyak program aplikasi seperti kelompok word processing, kelompok database, kelompok spreadsheet dan sebagainya. Berdasarkan pada perangkat lunak atau program aplikasi ini, maka kita dapt membagi data arsip elektronik sesuai dengan kelompok programnya, yaitu :
a.    Informasi atau kelompok data yang diciptakan dengan menggunakan aplikasi perangkat lunak komputer yang sudah tersedia dan siap pakai (ready to use), misalnya dengan menggunakan aplikasi kelompok word processing, spreed sheet, graphic, desktop publishing dan lain-lain. Pengolah data yang menggunakan program siap pakai disebut sebagai operator.
b.    Informasi atau kelompok data yang diciptakan dengan menggunakan aplikasi perangkat lunak yang tidak bisa langsung siap pakai (not ready to use), berbentuk database dan diolah oleh seorang database manager atau programmer, yang harus menentukan terlebih dahulu aplikasi atau kebutuhan apa yang diperlukan dalam pengolahan data, dnegan menggunakan bahasa komputer, misalnya Cobol, Oracle, Paradox, dan lain-lain. Informasi yang terekam didalamnya biasanya berbentuk database. Database adalah koleksi informasi yang saling berhubungan (biasanya, informasi/datanya tidak pernah dalam suatu bentuk dan dokumen yang pasti). Beberapa informasi disimpan dalam komputer dan dapat ditemukan kembali sebagai rujukan (referensi), memperbaharui, meyortir dan mencetak dalam bentuk laporan. Direktori Telepon Lokal atau Daftar Telepon adalah salah satu contoh database.

            Ada banyak perangkat lunak siap pakai yang sudah umum dikenal di Indoensia dan secara umum dapat dibagi menjadi dua bagian kelompok aplikasi program, yang pertama kelompok word processing program  dan kedua adalah kelompok spread sheet program  yang berbentuk kolom dan baris. Berikut akan diulas sepintas tentang kedua kelompok program ini.



a.    Word Processing Program
            Program pengolah kata (word processing) merupakan aplikasi komputer paling laris, karean diantara semua aplikasi kompteur, program pengolah kata adalah program yang paling diminati. Program ini mentransformasikan komputer sebagai alat untuk membuat, mengedit, membaca, memformat, dan mencetak dokumen.
            Program pengolah kata sesunggguhnya dikembangkan dalam dua tujuan yang berbeda. Yakni: sebagai pengolah kata perusahaan dan sarana programmer. Program pengolah kata dikembangkan tahun 1960 untuk dipakai para juru ketik perusahaan. Program ini dirancang untuk memudahkan juru ketik beralih ke era komputer dalam melakukan pekerjaannya.
            Perusahaan Key mengembangkan sistem pengolah kata untuk kepentingan perusahaan termasuk Wang, mendominasi pasar tahun  1970. IBM kemudian mendominasi pasar pada tahun 1970 dan 1980 dengan produknya seperti MultiMate (program Wang untuk PC) dan Display Write sangat mempengaruhi program pengolah kata untuk kepentingan perusahaan.
            Meski MultiMate dan Display Write  telah banyak pemakainya, namun kini program pengolah kata yang popular adalah WordPerpect dan Microsoft Words. WordPerpect dan Microsoft Words sebenarnya merupakan program pengolah kata bagi programmer dan untuk keperluan perusahaan.
            Ketika program pengolah kata perusahaan mulai banyak dipakai di kantor, para programmer sibuk mengembangkan pengolah kata untuk dua tujuan. Yakni : untuk membuat dan mengedit program komputer dan untuk mencetak dokumentasi program. Untuk tujuan pertama, programmer membuat text editor. Text editor hanya  mempunyai sedikit  fasilitas pencetakan, namun mempunyai banyak fasilitas yang lain, seperti Search dan Replace, yang sangat penting ketika programmer menulis program.
            Untuk mencetak dokumentasi program, programmer mengembangkan program untuk memformat halaman, yang membagi dokumentasi dalam beberapa halaman, membuat daftar isi, dan membuat indeks secara otomatis.
            Agar pengarang dapat mengtetahui kesalahan format sebelum mencetak dokumen, maka programmer menggabung text editor dan program untuk memformat halaman menjadi satu program. Hasilnya berupa program WYSIWYG (What You See Is What You Get), yang menampilkan sebagian besar perintah pemformatan di layar. Wordstar adalah salah satu program WYSIWYG paling popular dan paling cepat mendominasi pasar. Setelah komputer IBM popular pada tahun 1980, WordPerfect juga mendominasi.
            Tahun 1980, banyak penyempurnaan program pengolah kata, seperti penambahan spelling checker, thesaurus, mail merge, dan kompatibel dengan semua fontasi printer dan ukuran fontasi. Akhir 1980, program pengolah kata mencakup fasilitas program desktop publishing,  seperti fasilitas pengatur grafis sehingga teks dapat mengelilinginya.
            Dengan sistem GUI (Graphical User Interface) seperti Macintosh dan PC 386 yang mengoperasikan Microsoft Windows, program pengolah kata memerlukan kemampuan menampilkan font dan berbagai ukuran font. Kini program pengolah kata, seperti Microsoft Word for Windows dan WordPerfect for Windows juga dapat berfungsi sebagai program desktop publishing, misalnya membuat newletter.

b.    Spreadsheet Program
            Spreadsheet merupakan program yang menyimulasikan lembar kerja di layar dan mengijinkan anda menyertakan rumus yang mengkalkulasi data. Pada tahun 1978, mahasiswa Harvard Business School, bernama Dan bricklin, merasa cepata memasukan angka ke kolom, dan harus mengulanginya jika ada sedikit perubahan. Akhirnya Bricklin dengan bekal sedikit pengetahuan komputer ketika bekerja di musim panas di Wang dan perusahaan lain, mempunyai gagasan untuk membuat program pengolah angka di komputer.
            Guru Bricklin menganggap ide itu percuma. Namun Bricklin dan Bob Frankinson berhasil membuat Visicalc, program pengolah angka untuk komputer Apple II.
            Program pengolah angka menampilkan matrik baris (bernomor) dan kolom (bertanda abjad) yang membentuk sel. Tampilan tersebut disebut lembar kerja (spreedsheet). Setiap sel mempunyai alamat sel. Misal B4 atau D19. Setiap sel dapat diisi nilai (angka), rumus, atau label.
            Rumus membuat lembar kerja lebih canggih. Rumus dapat berisi constant, seperti 2+2, namun rumus juga dapat berisikan acuan sel, seperti D9+D10. dengan meletakkan rumus di sel lembar kerja, anda dapat membuat jaringan link yang kompleks di atara bagian lembar kerja. Rumus tidak ditampilkan di sel, namun nilai hasil kalkulasi rumus ditampilkan. 
            Membuat lembar kerja tidak dimaksudkan untuk mencari jawaban masalah. Lembar kerja yang sudah selesai dapat diisi nilai baru, dan dapat dikalkulasi ulang dengan cepat. Model ini (mengubah nilai untuk mengetahui perubahan hasil kalkulasi) disebut juga “what if analysis” (analisis “jika”) dan merupakan penyebab larisnya program pengolah angka.
            VisiCalc sangat sukses, lebih dari 700.000 copy terjual, dan merupakan penopang suksesnya komputer Apple II. Namun VisiCalc menghadapi saingan dari Lotus untuk IBM PC. Dan tahun 1984 VisiCalc menghilang dari pasar. Walaupun demikian, VisiCalc telah memberikan banyak pengaruh di bidang komputer. Hampir sebagian besar program pengolah angka memakai perintah slash (/) seperti VisiCalc, untuk menampilkan menu perintah.
            Program lembar kerja  semakin dilengkapi banyak fasilitas baru, sejak VisiCalc. Lotus mengkombinasikan grafis analitis dan management database, ini jelas meniru lembar kerja VisiCalc. Kini banyak program pengolah angka tiga dimensi, seperti Lotus Release 3.1 bahkan sekarang lotus for Windows, dan lembar kerja windows, seperti Microsoft Excel, yang memounyai tampilan font dan grafis yang bagus.  
            Berhati-hatilah mengerjakan lembar kerja. Karena rumus ridak kelihatan, maka kesalahan tidak dapat diketahui. Selama analitis Wahat if, secara tidak disadari anda mungkin mengetik constant ke sel berisikan rumus dan memutuskan link (hubungan)  antar sel. Kesalahan ini sering dilakukan para pemula.
            Lembar keja hanyalah suatu model bisnis. Setiap model dapat mencakup beberapa factor penting perusahaan. Dengan demikian pemanipulasian model, seperti yang banyak dilakukan di analisis what-if, banyak menimbulkan kesalahan dalam membuat keputusan, sekalipun semua rumusnya benar. Orang banyak tergoda menganggap jawaban yang diperoleh selalu benar. Beberapa perlu diperhatikan adalah :
a.    Jangan membuat keputusan bisnis berdasarkan lembar kerja, sebelum memikirkan pekerjaan yang anda lakukan dengan masak.
b.     Periksalah apakah semua rumus benar, banyak program mempunyai perintah yang dapat menampilkan rumus, tapi ada juga program yang tidak mempunyai fasilitas yang dapat menampilkan rumus.
c.     Gunakan proteksi sel di setiap sel berisikan rumus
d.    Jangan meletakkan constant di rumus, namun letakkan di lembar kerja di bagian tertentu, misalnya di atas lembar kerja yang berisikan variabel utama.

A.   Bentuk File Arsip Elektronik

            Berdasarkan bentuk file-nya kita dapat membedakan file elektronik menjadi empat yaitu file berbentuk teks, file berbentuk data, file berbentuk gambar atau citra dan file suara.
1.    File Berbentuk Teks
File yang berbentuk teks seperti umumnya teks/tekstual pada surat dalam arsip yang terekam dalam media kertas. Fiel berbentuk teks ini dibuat dengan menggunakan aplikasi program (software). Kelompok word processing atau pengolah kata. Banyak program pengolah kata yang sudah dapat dibeli di pasaran dnegan harga yang relatif, misalnya produk Microsoft Word,  atau buatan Novel Office yang menghasilkan Word Perfect (WP) , dan sebelumnya kita mengenal program Word Star (WS) dan lain-lain.Kemudahan dalam menggunakan berbagai fasilitas yang ada dalam masing-masing program saat ini semakin ditingkatkan, sehingga transfer data bisa dilakukan antar aplikasi program. Hampir semua program pengolah kata yang sekarang beredar berlomba untuk meningkatkan kemampuannya dan fasilitas yang mudah digunakan (user friendly) sekalipun oleh orang awam dan pertama kali menggunakan komputer sebagau alat untuk merekam infomasinya. Misalnya dengan menggunakan fasilitas import  atan export file data ke program lain.
-          Termasuk dalam kelompok file teks adalah surat elektronik (electronic mail) yang dikomunikasikan melalui sarana sistem telekomunikasi dan diperlakukan sebagai surat. Sistem surat elektronik (electronic mail sistem) adalah sistem yang memungkinkan pengguna untuk melakukan tukar menukar informasi secara elektronik yang biasanya dalam format surat konvensional. Electronic Mail Sistem adalah paket perangkat lunak komputer yang menyediakan fasilitas bagi pengguna untuk mengirim, membaca dan memberkaskan pesan. Satu atau dua Electronic Mail Sistem dapat dihubungkan dengan jaringan Electronic Mail Sistem Network. Sistem hubungan ini mengguanakn sistem “Gateway” (pintu gerbang) termasuk di dalamnya sistem protocol atau aturan yang dapat menginterpretasikan kebutuhan komunikasi dari satu sistem ke sistem lainnya, khususnya, bagaimana pesan ditransfer dan menentukan format pesan serta langkah-langkah yag harus dilakukan jika suatu pesan tidak dapat dikirimkan.


2.    File Berbentuk Data
File yang berbentuk data atau file data. File data adalah bentuk file arsip elektronik yang berbasisi data yang merupakan pengembangan dari file teks. File ini biasanya berbentuk lembaran kerja (spread sheet) yang terdiri dari baris dan kolom atau tabel seperti yang banyak digunakan dalam membuat data berisi mengenai kepegawaian atau keuangan. File data atau yang berbentuk lembaran kerja ini dibuat dengan menggunakan program aplikasi kelompok spread sheet, seperti produk Microsoft yang menghasilkan Microsoft Excel, Super Cals, Quatro Pro, Lotus 123 dan lain-lain. Selain menggunakan program kelompok spread sheer file berbentuk ini juga dapat dibuat dengan menggunakan program kelompok database (basis data) seperti : Dbase, Fox Pro, Microsoft Access dan lain sebagainya. File berbentuk data ini dapat melakukan penghitungan dengan menggunakan formula-formula atau rumus-rumus yang sudah tersedia atau harus kita tentukan terlebih dahulu. Dengan fasilitas yang semakin dikembangkan, file dat aini dapat di-update berdasrakan urutan atau indeks yang kita inginkan. File berbentuk data ini dapat diformulasikan menjadi sebuah data atau beberapa data berbentuk grafik, sesuai dengan keinginan.
           
3.    File Berbentuk Data
File berbentuk gambar baik gambar bergerak (video atau moving image) maupun gambar static (foto atau still image). Seperti umumnya pada arsip pandang-dengar yang mengunakan sistem analog, arsip gambar elektronik ini direkam melalui sebuah alat rekam, dalam hal ini aladah menggunakan camera digital, baik kamera digital untuk video mapun kamera digital untuk foto. Pada arsip gambar statik (foto) file juga dapat dibuat dengan menggunakan scanner sebagai alat untuk mentransformasikan datanya. Kemudian data disimpan dalam komputer atau disimpan dalam media optikal lainnya dengan menggunakan program kelompok desktop publishing electronic misalnya Broadway, Corel Photo, Photo Shop, Adobe Photo, Photo CD-KODAK, dan lain-lain. Dengan berbagai perangkat lunak tersebut, file berbentuk gambar ini dapat digabungkan dengan file berbentuk teks atau berbentuk data lainnya.
 
4.    File Suara (Voice)
File suara (voice) file yang merekam data berisi suara baik yang dihasilkan melalui telepon, voice-mail atau pesan telepon yang direkam melalui answering machine. Dalam perkembangannya, file suara ini jenisnya semakin banyak seiring dengan perkembangan teknologi perekaman. Banyak file suara yang dihasilkan dengan bantuan komputer untuk membuat, menyimpan, mengolah dan memanfaatkannya. File suara yang saat ini berkembang ada juga yang dikombinasikan dengan arsip gambarnya, seperti pada file video digital. Selain itu tentu saja dengan hasil migrasi data dari analog ke digital. Misalnya mengenai wawancara, pidato atau bahkan musik.

            Aplikasi dari perpaduan berbagai file elektronik ini dapat dilihat dalam CD-RIM ensiklopedi multimedia yang menggabungkan berbagai file elektronik dalam suatu pemunculan di monitor pada saat yang bersamaan.
            Sama halnya dengan jenis arsip pandang-dengar pada sistem analog yang menggunakan mesin debagai alat (tool), maka ketiga jenis kelengkapan arsip elektronik yaitu, perangkat lunak (software), perangkat keras (hardware) Itermasuk di dalamnya media penyimpanan baik magnetic maupun optik, dan operator atau database manager/programmer (brainware) merupakan satu kesatuan. Kita tidak hanya menyimpan, memelihara dan melestarikan media penyimpannya saja, tetapi juga pernagkat keras dan perangkat lunaknya. Tanpa ketiga perangkat ini mustahil informasi yang terkandung dalam media penyimpan arsip elektronik akan dapat ditemukan kembali (retrieval).

B.   Media Rekam Arsip Elektronik

            Berdasarkan media rekam (carrier) yang digunakan untuk menyimpan data atau file arsip elektronik dapat dibedalan menjadi tiga, yaitu : terekam dalam media bentuk khusus, media pita magnetic (magnetic tape) dan media optik (optical disc).
      1.  Media Bentuk Khusus
Yang dimaksud dengan media rekam bentuk khusus dalam arsip elektronik adalah suatu media yang pertama kali digunakan ketika komputer baru dikembangkan. Media ini sekarang sudah usang dan tidak digunakan lagi. Media bentuk khusus ini antara lain :
a.    Pita kertas berlubang adalah suatu pita kertas yang dilubangi secara khusus yang mewakili data yang mengkonversikan atau dikodekan secara digital. Biasanya dalam satu baris terdiri dari 5-8 lubang yang mewakili karakter masing-masing data.
b.    Karu berlubang dengan ukuran yang sudah baku sekitar 3,25 x 8,375 inchi yang digunakan pada komputer generasi pertama (main frame) Iyang dikembangkan tahun 1940-an sampai tahun 1960-an. Kartu berlubang ini mempunyai kemampuan untuk menyimpan dan merekam data dengan mesin pembuat lubang yang telah disediakan dan diprogram secara khusus dengan kolom-kolom tertentu yang telah ditentukan pengisiannya.
      2.  Media Magnetik
Media ini dikembangkan setelah media yang pertama dianggap sudah usang dan tidak dapat lagi menjawab tantangan jaman dimana dibutuhkan suatu media dengan kapasitas yang lebih tinggi dan dengan daya simpan yang lebih tahan lama. Pada dasarnya media penyimpanan ini dapat dibedakan menjadi beberapa jenis antara lain :


a.    Disk Magnetik
Merupakan alat penyimapanan data yang terutama digunakan untuk jenis program aplikasi komputer yang memerlukan akses dengan cepat dan kapasitas penyimpanan yang tinggi misalnya untuk program yang on-line. Disk magnetic ini pada intinya ada dua bentuk yaitu yang permanen tersimpan di dalam CPU (Central Processing Unit) komputer yang sering disebut sebagai Hard Disk. Jenis kedua adalah jenis yang mudah dipindahkan yang kadang disebut sebagai floppy disk atau disket, mulai dari ukuran 8, 5 ½ dan 3 ¼ inchi. Ukuran disket 8 dan 5 ½ inchi sekarang ini sudah lama tidak digunakan lagi karena kapasitas penyimpanannya yang sangat terbatas.
  
b.    Pita Magnetik
Pita magnetic terbuat dari bahan dasar plastik atau pita magnetic dilapisi dengan bahan tertentu yang dapat menarik data dalam bentuk magnet. Dengan cara ini pita ini mampu merekam data secara otomatis. Pada awalnya pita magnetic ini pertama kali dikembangkan dan digunakan untuk merekam audio dan video kemudian dikembangkan untuk merekam data pada komputer. Bentuk pita magnetic ini ada yang berbentuk gulungan (open reel) atau ada juga yang berbentuk kaset (cartridge) yang dikembangkan oleh IBM tahun 1970-an.

Perbandingan Ukuran Magnetic Disk dan Kapasitasnya
UKURAN DAN TIPE
KAPASITAS
JUMLAH KARAKTER
JUMLAH HALAMAN YANG DITIK 1 SPASI
5 ¼ “ DD
360 KB
368.640
92
3 ½ “ DD
720 KB
737.280
184
5 ¼ “ HD
1,2 MB
1.231.952
303
3 ½ “ HD
1,44 MB
1.457.664
364
      2.  Media Magnetik
            Perkembangan teknologi komputer semakin semarak sejak diedarkannya bentuk media simpan data lain yang berbentuk compact disk (CD), atau piringan/cakram. Compact Disk ini sendiri terbuat dari lembaran aluminium tipis yang diletakkan diantara dua lapisan plastik tipis sebagai pelindung. Pada saat pembuatan CD, data dimasukkan ke dalam disk dalam bentuk pits area (hallow area) dan lands (flast area) yang mewakili data binary 1 dan 0. Bentuk fits dan lands melingkar mulai dari pusat (tengah) disc sampai ke ujung (pinggir luar) disc. Data yang terekam dalam CD dibaca melalui CD Rom Player dengan menggunakan sinar laser yang berisi cahaya warna merah melewati putaran CD melalui sistem prisma dan kaca. Secara umum bentuk CD yang dikenal saat ini adalah :

a.    CD-ROM
            CD-ROM (Compact Disc Read Only Memory) adalah salah satu jenis optical disc yang sesuai untuk penyimpanan audio atau video digital dan data digital. Muncul pertama kali pertengahan tahun 1980-an. Ukuran CD-ROM ini sama dengan diameter disket ukuran 5 ¼ “ (diameter 12 cm). Kapasitas penyimpanannya sekarang sekitar 650 MB (megabytes). Pada saat ini, bahkan sedang dikembangkan sebuah CD high density yang dapat menyimpan data sampai 9 GB (gygabytes), dan sebuah CD-ROM double side yang dapat menyimpan data di kedua sisinya, sehingga dapat menyimpan video digital yang berdurasi 4 jam. CD-ROM adalah cara terbaik dan tak tertandingi untuk mengirimkan/menyimpan multi media saat ini. CD-ROM paling sesuai dengan keadaan dimana beratus-ratus copy data yang tak dapat dirubah diperlukan. Sekali sebuah CD-ROM dibuat datanya tidak dapat diubah dan dihapus.
            Data Transfer Rate atau kcepatan rata-rata transfer data dari CD-ROM pada saat ini sekitar 150 KB/s (Kilobytes/seconds), dan drive 10 kali lebih lambat dalam hal transfer data disbanding data transfer rate dari sebuah hard disk.

b.    Erasable Optical Disk (CD-Erasable/Rewriteable)
Erasable Optical Disk atau optical disk yang dapat dihapus adalah salah satu jenis optical disk yang dapat digunakan untuk perekaman, penghapusan data, dan pembacaan data. Apabila data harus diganti secara teratur dan terus menerus optical disk jenis ini mungkin adalah solusinya.

c.    Audio-CD
Audio-CD adalah CD yang digunakan khusus untuk menyimpan informasi berbasis suara atau audio, biasanya berupa musik. Kapasitas simpan dari sebuah Audio-CD sekitar 75 menit.

d.    Video-CD
Video CD atau lebih dikenal VCD adalah CD yang digunakan untuk menyimpan informasi berupa gambar suara atau video. Kapasitas penyimpanan sebuah VCD saat ini sekitar 74 menit.

e.    Photo-CD
Photo-CD adalah salah jenis CD-ROM yang khusus dapat menyimpan foto. Photo-CD ini dikembangkan oleh KODAK. Semua jenis CD dapat menggunakan Multi Media Player kecuali untuk Photo-CD yang menggunakan Photo-CD player yang sangat terbatas.

f.     DVD-ROM
Disk Video Digital – Read Only Memory merupakan perkembangan lebih lanjut dari CD-ROM. DVD-ROM ini berkapasitas menyimpan data sebesar 4,7 giga bytes yang mampu memutar film dan audio selama 133 menit.